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Mit dem Formular Rechnungen können Sie schnell und unkompliziert Brutto-Rechnungen schreiben. (Artikel und Preise werden mit Bruttopreisen angelegt bzw. eingegeben, die Mehrwertsteuer wird am Ende der Rechnung je Mehrwertsteuersatz gesondert ausgewiesen. Gleichzeitig wird auch der Nettobetrag angezeigt.)


Zur Nettoversion zum Erstellen von Rechnungen

(Artikel und Preise werden mit Nettopreisen angelegt bzw. eingegeben, die Mehrwertsteuer wird am Ende der Rechnung je Mehrwertsteuersatz gesondert ausgewiesen. Gleichzeitig wird auch der Bruttobetrag angezeigt.)

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 Zum Schreiben einer Rechnung gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wollen Sie eine neue Rechnung  erstellen, Rechnungen suchen oder Rechnungen löschen, so klicken Sie im Hauptmenü die Schaltfläche „Rechnungen“ an. Beim Öffnen des Formulars wird die zuletzt erstellte Rechnung angezeigt.

ACHTUNG! Vergessen Sie bitte keinesfalls beim Erstellen einer neuen Rechnung die Schaltfläche Rechnungsprofi – Rechnungen erstellen, Rechnungsdaten erfassen, Rechnungen verwalten, Rechnungspositionen bearbeiten, suchen, Rechnungen schreiben   anzuklicken, da Sie ansonsten die aktuell angezeigte Rechnung ändern. 

Wollen Sie eine neue Rechnung erstellen, gehen Sie bitte folgendermassen vor: 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungsprofi – Rechnungen erstellen, Rechnungsdaten erfassen, Rechnungen verwalten, Rechnungspositionen bearbeiten, suchen, Rechnungen schreiben , danach wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt.

  • Wählen Sie im Feld „Firma 1“ den entsprechenden Kunden aus. Alle erfassten Kunden stehen Ihnen alphabetisch sortiert zur Auswahl. Zusätzlich erhalten Sie die Information, wann der Kunde seine letzte Rechnung erhalten hat einschliesslich der dazugehörigen Rechnungsnummer. Erhält der gewählte Kunde erstmalig eine Rechnung, bleiben die Felder „letzte Rechnung vom“ und letzte „Rechnungsnummer“ leer.

  • Nachdem Sie den entsprechenden Kunden gewählt haben, ergänzt das Programm selbsttätig alle zum Kunden gehörenden Daten aus den Kundenstammdaten.  An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, auch in die Kundenstammdaten zu wechseln, wenn Sie zum Beispiel einen Kunden neu anlegen möchten, der Ihnen noch nicht zur Auswahl steht. Klicken Sie dazu auf dem Button „Kundendaten“. Es öffnet sich die Eingabemaske für Ihre Kundenstammdaten. Gehen Sie zum Anlegen eines neuen Kunden wie unter „Kundenstammdaten“ vor. Nach dem Schliessen des Kundenformulars steht Ihnen der Kunde mit seinen Daten für die Erstellung der  Rechnung zur Verfügung.

  • Die Rechnungsnummer wird ebenfalls automatisch vergeben. Sie ist jeweils die Folgenummer der zuvor erstellten Rechnung.

  • Unter Text 1 und 2 werden automatisch die unter Einstellungen / Optionen / Standardtexte Rechnungen hinterlegten Texte eingetragen. Sie können diese Texte bei jeder Rechnung individuell anpassen.

  •  Klicken Sie in das Feld „Leistung / Artikel“ und wählen Sie einen Artikel oder eine Leistung aus, die Sie zuvor unter „Leistungen / Artikel“ angelegt haben. Einheit, Preis und Mehrwertsteuersatz werden automatisch aus den Artikelstammdaten übernommen. Sie können auch Artikel bzw. Leistungen eingeben, die nicht in den Stammdaten hinterlegt sind. In diesem Fall müssen Sie jedoch Einheit, Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz manuell eingeben. Weiterhin können  Sie an dieser Stelle die bestehenden  Artikel, welche Sie aus der Liste ausgewählt haben, um weitere Angaben ergänzen.

  • Haben Sie zuvor im Feld Rabatt einen Rabattsatz eingegeben, wird dieser Rabattsatz automatisch für jede Position der Rechnung übernommen. Sie können jedoch im Auswahlfeld „Rabatt“ , welches zu den Rechnungspositionen gehört, den Rabattsatz für jede Position individuell ändern. Gleiches gilt, wenn Sie zuvor keinen einheitlichen Rabattsatz festgelegt haben. Sie haben in diesem Fall die Möglichkeit, den Rabattsatz für jede Position einzeln festzulegen.  

  • Im Feld Mehrwertsteuer (zu den Rechnungspositionen) wird Ihnen bei aus den Stammdaten übernommenen Artikeln bzw. Leistungen der dort eingegebene Satz angezeigt. Sie können diesen jedoch neu auswählen und ändern. Bei der Eingabe von Artikeln / Leistungen, die zuvor nicht in den Stammdaten angelegt wurden, wird zunächst der Standardmehrwertsteuersatz angezeigt.

  • Haben Sie versehentlich einen Fehler bei der Auswahl bzw. Eingabe eines Artikels gemacht und Sie möchten einen oder mehrere Artikel in dieser Rechnung löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf die graue Fläche links neben dem Artikelfeld innerhalb der blau umrandeten Fläche. Damit haben Sie den zu löschenden Artikel markiert. Klicken Sie nun  auf die Taste "Entfernen" auf Ihrer Tastatur. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit "ja", wenn Sie den Datensatz tatsächlich löschen möchten. Klicken Sie  auf "nein" wenn Sie den Artikel bzw. die Leistung nicht löschen wollen.

  • Über die Betätigung des Scrollbalkens  rechts in Formular Angebotspositionen können Sie die Positionen erreichen, die nicht unmittelbar sichtbar sind.

  • Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag werden im Hauptformular ständig aktualisiert.

  • Fälligkeit und Zahlungsart werden aus den in den Kundenstammdaten hinterlegten Informationen übernommen, können jedoch auf Wunsch bei einer Abweichung flexibel verändert werden.

  • Weiterhin können Sie nun durch Klicken auswählen, ob die Rechnung eine Unterschrift erhalten soll.

  • Wenn Sie das Kontrollkästchen „Rechnung per E-Mail“ anklicken, wird beim Klicken auf den Button „Vorschau Rechnung“ eine Rechnung im RTF-Format erzeugt, die Sie als E-Mail-Anhang verschicken können.

  • Wurde die Rechnung bereits bar bezahlt, markieren Sie das entsprechende Kästchen. In diesem Fall ersparen Sie sich das Erfassen des entsprechenden Zahlungseinganges.

  • Im Feld „Interne Bemerkungen“ können Sie Informationen Ihres Bedarfs zur entsprechenden Rechnung hinterlegen.

  •  „Vorschau Rechnung“ ermöglicht Ihnen vor dem Ausdruck Ihre Eingaben nochmals zu überprüfen.

  • Beim Betätigen der Schaltfläche „Rechnung drucken“ erhalten Sie den Ausdruck Ihrer Rechnung. Die Anzahl der Kopien haben Sie bereits in Standardeinstellungen vorgegeben.

  • Wollen Sie die Rechnung nicht drucken sondern als Word-Dokument speichern und gegebenenfalls weiterbearbeiten, klicken Sie auf Rechnungsprofi – Rechnungen erstellen, Rechnungsdaten erfassen, Rechnungen verwalten, Rechnungspositionen bearbeiten, suchen, Rechnungen schreiben .

  • Möchten Sie zur entsprechenden Rechnung einen Lieferschein erstellen, so können Sie diesen unter „Vorschau LS“ ansehen und unter „Drucken LS“ ausdrucken.

  • Durch Betätigen der Schaltfläche Rechnungsprofi – Rechnungen erstellen, Rechnungsdaten erfassen, Rechnungen verwalten, Rechnungspositionen bearbeiten, suchen, Rechnungen schreiben gelangen Sie zurück zum Hauptmenü.

 

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Letzte Aktualisierung:13.07.10

 

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